Verlies maken bij uitvoering van een aanbestede opdracht. Wat nu?
U heeft ingeschreven op een aanbesteding en de opdracht gegund gekregen. Bij de uitvoering van de opdracht ziet de werkelijkheid er toch anders uit dan u als inschrijver op voorhand had ingeschat. In principe komt dit voor uw risico. Wat zijn de mogelijkheden om de aanbestedende dienst aan te spreken?
Mogelijkheid 1. Check de aanbestedingsstukken (ook de nota’s van inlichtingen)
Check allereerst de aanbestedingsstukken (en vergeet de nota’s van inlichtingen niet):- Bieden de aanbestedingsstukken en/of het contract mogelijkheden om de opdracht op andere wijze te gaan uitvoeren (zodat géén verlies wordt geleden)?
- Kan er een beroep worden gedaan op een herzieningsclausule in de overeenkomst?
Mogelijkheid 2. Heeft de aanbesteder bewust onjuiste informatie verstrekt?
Check of sprake is van de volgende situatie:- de aanbesteder heeft onjuiste informatie in de aanbestedingsstukken verstrekt; én
- de aanbesteder wist dit, of - als zij dit niet wist - deze informatie is op onzorgvuldige wijze tot stand gekomen; én
- u zou op een niet-verlieslatende wijze hebben ingeschreven als wel de juiste informatie was opgenomen.
Mogelijkheid 3. Is sprake van onvoorziene omstandigheden?
Check of sprake is van:- zeer bijzondere c.q. extreem uitzonderlijke omstandigheden, of
- een uitzonderlijk aantal wijzigingen van externe aard, die bij het sluiten van de overeenkomst niet waren te voorzien, en uw positie sterk negatief beïnvloeden.
Mogelijkheid 4. Heeft u gedwaald?
Check of sprake is van de volgende situatie:- de werkelijkheid wijkt af van hetgeen in de aanbestedingsstukken is gecommuniceerd, én
- u heeft hierdoor lagere prijzen geoffreerd dan u zou hebben gedaan als de aanbestedingsstukken correct zouden zijn, én
- u heeft moeite gedaan om niet te dwalen (bijvoorbeeld door in het kader van de aanbesteding vragen te stellen over inconsistentie of andere opvallende zaken in de aanbestedingsstukken).
Praktische tips
- Due diligence. Onderzoek alle voorwaarden van de aanbesteding grondig voordat u inschrijft. Staat er iets in dat mogelijk niet klopt, of inconsistent is stel daar dan vragen over in de Nota van Inlichtingen.
- Risicobeoordeling. Voer een grondige risicobeoordeling uit voordat u besluit om in te schrijven. Identificeer potentiële risico’s die zich kunnen voordien tijdens de uitvoering van de opdracht en beoordeel of deze risico’s acceptabel zijn voor uw bedrijf.
- Contract’onderhandeling’. Doorgrond de conceptovereenkomst en ga niet klakkeloos akkoord. Staat er een eenzijdige optie tot verlenging in de conceptovereenkomst: beweeg de aanbesteder in de nota van inlichtingen om dit tweezijdig te maken met een beroep op het proportionaliteitsbeginsel. Staat er geen of een onredelijke indexeringsclausule in de conceptovereenkomst: beweeg de aanbesteder in de Nota van Inlichtingen om een reële indexeringsclausule op te nemen met een beroep op het proportionaliteitsbeginsel.
- Juridisch advies. Win juridisch advies in bij gespecialiseerde aanbestedingsadvocaten indien u twijfelt over de aanbestedingsstukken en uw inschrijving. De advocaten van Maasdam Broers Fischer advocaten hebben ruimschootse kennis van het aanbestedingsrecht en kunnen u helpen bij het interpreteren van de aanbestedingsdocumenten, het identificeren van mogelijke risico’s en het adviseren over de beste strategieën om uw belangen te beschermen.
